С 1 января 2026 года в России вступают в силу ключевые налоговые изменения: базовая ставка НДС повышается до 22%, а обязанность его уплаты распространяется на тысячи компаний и ИП на УСН из-за резкого снижения лимита по доходу. В этой новой реальности бизнесу критически важно четко понимать разницу между двумя основными документами: электронным кассовым чеком и счетом-фактурой.
Главный вывод, который нужно усвоить сразу: кассовый чек не является и не станет заменой счету-фактуре для получения налогового вычета по НДС.
Путаница между ними — одна из самых дорогостоящих ошибок для налогоплательщика.
Разное назначение: закон и практика
Эти документы создаются для разных целей и регулируются разными законами.
• Счет-фактура (или универсальный передаточный документ — УПД со статусом 1) — это налоговый документ. Его основное и единственное предназначение — зафиксировать сумму НДС, предъявленную покупателю, чтобы тот имел законное право принять этот налог к вычету (статьи 169 и 172 НК РФ). Его выставляет только плательщик НДС (организация или ИП на ОСНО или впервые ставший плательщиком на УСН) при совершении облагаемой операции (отгрузка, аванс). Без правильно оформленного счета-фактуры или УПД получить вычет НДС невозможно в принципе.
• Электронный кассовый чек — это фискальный документ. Его функция — подтвердить факт расчета между продавцом и покупателем при помощи наличных или электронных средств (ФЗ-54 «О контрольно-кассовой технике»). Чек формируется всегда при такой оплате, независимо от того, является ли продавец плательщиком НДС. Сам по себе он не дает права на налоговый вычет. Он может служить лишь вспомогательным доказательством факта хозяйственной операции, но не более того.
Простой пример для понимания:
Вы покупаете офисную технику для бизнеса. На кассе вам пробивают чек с выделенной суммой НДС. Однако для того, чтобы уменьшить свой налог к уплате в бюджете, ваша бухгалтерия обязана получить от магазина не чек, а счет-фактуру. Если магазин откажется его выставить (что маловероятно для крупных поставщиков), вы потеряете возможность вернуть НДС, даже имея на руках чек.
Почему тогда важно правильно оформлять кассовый чек с новой ставкой 22%?
После повышения ставки корректное отражение НДС в чеке становится критически важным для самого продавца.
Чек — это первичный фискальный документ, данные из которого используются для формирования налоговой базы. Ставка в чеке всегда определяется на дату той операции, для которой он формируется: 20% для отгрузок и предоплат 2025 года и 22% — для операций с 1 января 2026 года.
Ошибка в ставке (например, указание 20% за отгрузку в январе 2026-го) приведет к несоответствию данных в кассовой ленте и налоговой декларации, что вызовет вопросы у ФНС.
Особые риски для новых плательщиков НДС на УСН
Для бизнеса на упрощенке, который впервые столкнется с НДС из-за снижения порога доходов (до 20 млн рублей в 2026 году), риски наиболее высоки. Им необходимо осознать двойную ответственность:
1. Как продавец: С момента возникновения обязанности платить НДС они должны не только выделять налог в чеках, но и обязательно выставлять своим покупателям-плательщикам НДС счета-фактуры. В противном случае они нарушат права своих контрагентов на вычет.
2. Как покупатель: Чтобы самим претендовать на вычет «входного» НДС, они должны требовать от своих поставщиков счета-фактуры, а не ограничиваться кассовыми чеками. Чек не является основанием для регистрации покупки в Книге покупок.
Критическая ошибка: Новый плательщик на УСН может решить, что раз он честно пробивает чеки с НДС, то все обязанности выполнены. На деле это не так. Без полноценного документооборота счетов-фактур он, с одной стороны, лишает своих клиентов вычета, а с другой — необоснованно завышает свой собственный налог к уплате, так как не может принять к вычету НДС от поставщиков.
Практические рекомендации на 2026 год
1. Обновите программное обеспечение онлайн-касс и бухгалтерских систем для корректной работы со ставкой 22% и сложными «переходными» сценариями (например, когда предоплата была в 2025-м, а отгрузка — в 2026-м).
2. Сосредоточьтесь на счетах-фактурах. При приемке товаров или услуг вашим основным документом должен быть именно счет-фактура или УПД. Его наличие — обязательное условие для вычета.
3. Новым плательщикам на УСН необходимо срочно внедрить полный цикл работы с НДС: обучение бухгалтерии, настройку процессов выставления, получения и учета счетов-фактур, ведение Книги покупок и Книги продаж.
4. Внимательно следите за датами операций при оформлении всех документов в начале 2026 года, чтобы верно применять ставку 20% или 22%.
Итог: Электронный кассовый чек в 2026 году так и не станет основанием для вычета НДС. Его роль — обеспечивать прозрачность расчетов с покупателями.
Залогом же законной налоговой оптимизации и права на вычет был, есть и остается правильно оформленный счет-фактура. Четкое понимание этого различия — основа финансовой безопасности бизнеса в период масштабных налоговых изменений.
